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総務の仕事内容は?

総務と一言で言ってもその業務内容はとても幅広く「これが総務の仕事だ」と言い切れるものではありません。他の社員が気が付かなかったり、自分の仕事で手いっぱいだったりしてなかなかできないような様々な業務を引き受けてなんでも行うのが総務の役割です。「総務の仕事はなんでも屋」というような言い方がされる場合もありますが、ある意味「なんでも屋」という言い方は間違いとは言えません。総務の役割は、社内で仕事をする人たちが気持ちよく不便なく過ごせるように心がけることになります。そのため、仕事をする上で社員が不足を感じないようにあらゆる事柄に目を配り、気を配る必要があるのです。「なんでも屋」などと言いつつも、企業から総務がいなくなると困る人がたくさん出てくる、企業にとって必要不可欠…それが総務の存在なのです。

具体的な総務の仕事内容として、まず社内の備品の購入や管理が挙げられます。多くの社員が仕事をする場には、文具類から照明の電球、トイレットペーパーにいたるまで、様々な備品が必要になってきます。これらの備品がなくなってしまうと、社員が仕事をしていく上で様々な支障を来たしますし、備品をいろいろな人が別々に購入すれば同じものがダブったりと無駄も発生します。総務は、不足してきた備品をチェックし購入、管理して仕事をしやすい環境を作り、経費を削減するという大切な役割を担います。

次に、受付対応です。たとえ専門的なことを知らない総務であっても、電話に出たり来客の対応をすることはできます。最初に電話を受けたり来客と接する総務は「会社の顔」でもあるため、ビジネスマナーとコミュニケーション能力が必要です。

社内で使っているOA機器や設備などの保守管理も総務の仕事です。機器や設備のコスト管理から故障時の手配まで全般的に行う必要があります。

文書の管理では、株主総会や取締役会などの議事録をはじめとして、様々な文書を整理しファイリングします。中には株主名簿や社員名簿など、プライバシーに関わる文書や社内の機密文書などを扱う場合もあるため、責任感が求められる仕事です。

また、社内イベントの企画・運営も総務の仕事の一つとなります。株主総会や社員総会などの重要なイベントから社員旅行や忘年会、入社式など、社内で行われる様々な行事やイベントの企画や準備、運営などを行います。

ここであげたもの以外にも、総務がするべき仕事はたくさんあります。社内の様々なことに目を向けて環境を整え、社員の声に耳を傾けて対処していく、責任感とやりがいのある仕事だと言えます。

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